فن كتابة المراسلات الإدارية

كتابة المراسلات الإدارية هي من الأمور التي تكون مطلوبة في مؤسسات معينة أو في وظائف مختلفة وخاصة الوظائف الحكومية فهناك موظفين مختصين إنشاء وإرسال المراسلات الإدارية الى الإدارات او الأقسام الأخرى داخل حدود اى مؤسسة او اى شركة ولكن بعض الأشخاص لا زالوا يجهلون الطريقة التي يتم بها كتابة المراسلات الإدارية ويجعلون الشروط الفنية الرسائل الإدارية وإليكم من هذا المقال كل ما يتعلق بكيفية كتابة المراسلات الإدارية.

المواصفات الفنية للرسالة الإدارية

  • أن تحتوي الرسالة الإدارية على كافة المعلومات الواجب إيصالها إلى الجهة الأخرى في اختصار شديد والبعد عن الحشو في الكلام مع مراعاة أن تكون الرسالة معبرة عن التفكير الجيد لصاحبها ليعطى انطباع للطرف الآخر أن هذا الموظف لديه الفطنة والذكاء والخبرة في كيفية كتابة المراسلات الإدارية.
  • مراعاة الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية فلا يصح أن يكون كاتب رسالة إدارية وهو مخطئ في مثل هذه الأمور ولذلك فإن الموظفين المعنيين بتلك الوظيفة يكونوا خبراء في القواعد النحوية وطريقة الكتابة السليمة مع مراعاة علامات الترقيم المختلفة
  • أن يكون التنسيق واضح في الرسالة بين الخطوط وبين المسافات وكذلك مراعاة ترك المسافة قبل الكتابة مع بداية كل سطر فيما يعرف بالهامش وهذا الأمر غاية في الأهمية لأن تلك الرسائل إذا تم قطعها من ناحية الهوامش فإن محتوى الرسالة لن يتأثر مع الحرص على أن تكون المعلومات واضحة ومترابطة داخل الرسالة وتكون طريقة الصياغة سليمة.
  • يكون على الرسالة معاد أرسال الرسالة تضعه الجهة المرسلة وكذلك معاد استقبال الرسالة من الجهة الأخرى وعليها التوقيع من الجهتين لتعد قوانين يحب الاعتماد عليها فيما بعد.

شروط دقة الرسالة الإدارية

اختيار الورق المناسب للكتابة

  • في المراسلات الإدارية لابد المرض عن استخدام الورق الذي يتم فيه كتابة محتوى الرسالة التي تريد إرسالها إلى مؤسسة أخرى ويحب أن يكون هذا الورق ورق قوى وناعم مع الحرص على تناسق ألوان الورق ويجب أن يكون اللون الأبيض الورقة هو المسيطر على الورق المستخدم في كتابة المراسلات الإدارية لجمال الرسالة الإدارية يعبر عن اهتمام الجهة المرسلة بقيمة المراسلات الإدارية وكان الشركة الأخرى أو الجهة الأخرى التي تستقبل هذه الرسالة الإدارية.

استخدام العبارات الصحيحة في اللغة

  • لابد أن يكون الشخص المسؤول عن كتابة الرسائل الإدارية قادر على استخدام العبارات الصحيحة في اللغة التي تخدم صيغة الرسالة دون أي تكلف في الكلام أو مبالغة مع الحرص على إظهار الاهتمام بالجهاز الأخرى التي تستقبل الرسالة والحرص على إيصال الرسالة في عبارات واضحة خالية من اى غموض لان الغموض قد يجعل الجهة الأخرى لا تفهم محتوى الرسالة ويترتب على ذلك سوء فهم فيما بين الطرفين.

أنواع الرسائل الإدارية

الرسائل الإدارية الرسمية الداخلية

  • الرسائل الإدارية الداخلية هي تلك الرسائل التي يكتبها الموظف الإداري في قسم معين داخل المؤسسة الى قسم آخر وذلك لضمان التنسيق بين الإدارات والأقسام في المؤسسة الواحدة وهي رسالة إدارية تتضمن المعلومات المتعلقة بضمان الترتيب وزيادة العلاقات بين الأقسام المختلفة وتنسيق العمل.

الرسائل الإدارية الخارجية

  • الرسائل الإدارية الخارجية هي الرسائل التي تكون بين المؤسسة وجهة أخرى خارج حدود المؤسسة وفي هذا النوع من أنواع الرسائل الإدارية يجب توخى الحذر لأن هذه الجهة لا تكون تابعة للمؤسسة ولذلك يجب أن تكون الرابع بمنظر يليق ومحتوى يليق بمكانة المؤسسة الخاصة بكم قبل إرسالها وتتضمن الرسائل الإدارية الى مؤسسات الدولة أو إلى دولة أخرى أو إلى شركة أخرى.