سلبيات السكرتارية

 السكرتارية من أهم و أبرز الوظائف في العمل المكتبي أكثرها أهمية و تأثيراً علي العمل ، السكرتارية هي المسئولة عن كل كبيرة وصغيرة وعلى دراية بكل تفاصيل الشركة في كافة المجالات و الفروع ،تملك كافة المعلومات عن العملاء ، وفي بعض المجالات تستخدم كافة الصلاحيات ،ولكن بالرغم من إمتلاكها كافة الصلاحيات وكافة الملعومات الخاصة بالشركة إلا أنه إذا وجد بموظف السكرتارية أحد تلك السلبيات فلابد من طرده علي الفور حتي لا يسبب بخسائر فادحة للشركة ،وسوف يطلعك منتدى فتكات على كافة سلبيات السكرتارية وتأثيرها علي العمل .

سلبيات السكرتارية

عدم التحلي باللباقة الأدبية

• اللباقة من أهم الصفات التي يجب أن يتحلى بها السكرتير ، فهذا أساس العمل التعامل بلباقة مع العملاء و المدراء وزملاء العمل .
• عدم تحلي السكرتير باللباقة الكافية قد تجعل الشركة تخسر عدد كبير من الصفقات الكبيرة ، وخسارة عدد أكبر من العملاء .
• الانطباع الأول يدوم ونظراً لأن السكرتير يمثل الشركة فعدم تحلية باللياقة العالية يعد مشكلة كبيرة له وللشركة فهذا يؤدي الي نفور عدد كبير من العملاء و تزعزع صورة الشركة في سوق العمل لذلك فهي تعد من أبرز سلبيات السكرتارية  .
• تشمل اللباقة أيضا الرسائل و البريد الإلكتروني والتواصل مع العملاء والشركات الأخري .

عدم احترام المواعيد

• عدم احترام المواعيد من أبرز سلبيات السكرتارية  فإن إحترام المواعيد من الصفات التي يجب أن تتوفر لدى السكرتير ، لأن الوقت هو العامل الرئيسي لنجاح أي عمل .
• التأخير يؤدي إلى تعطيل اليوم بالكامل و تأخير الإجتماعات وتأجيل مواعيد اليوم بالكامل .
• بعض العملاء لا يحبون التأخير ،لذا يؤدي التأخير إلى فقدان عدد كبير من العملاء .

الإنفلات الأخلاقي

• بعض العاملين في السكرتارية لا يتحلون بالأدب الكافي للتعامل مع العملاء و المدراء و زملاء العمل و يتصرفون إنفلات أخلاقي.
• الانفلات الأخلاقي من أسوء سلبيات السكرتارية التي يمكن أن تكون في تلك الوظيفة حيث أنها تكون واجهة للعمل الذي تقوم به .
• محاولة بعض السكرتارية التقرب من العملاء أو المدراء بطريقة غير صحيحة .

سلبيات السكرتارية

النسيان

• في بعض الحالات ينسى العامل بالسكرتارية بعض المهام التي يجب القيام بها ، مثل ” تنظيم الوقت لصاحب العمل ، تنظيم ملفات العملاء ، تحديد مواعيد المقابلات ، غيرها من المهام التي هي من واجباته الأساسية ” .
• قد ينسى العامل بالسكرتارية التأكد من صحة العقود ومراجعة أوراق الصفقات المهم التي يمكن أن تؤدي إلى خسارة مالية كبيرة و تلحق بالشركة أضرار فادحة وبالتالي تعد من أبرز سلبيات السكرتارية  والأكثر ضرراً للعمل .
• من مهام السكرتارية تجهيز غرفة الاجتماعات ، فيمكن مثلاً أن ينسي تجهيزها وتحضير وطباعة الأوراق اللازمة للاجتماع مما يزعزع شكل الشركة أمام العملاء و يعمل على تأخير الاجتماع مما يؤدي إلي التأثير علي باقي مواعيد اليوم .
• قد ينسى العامل بالسكرتارية حضور الاجتماعات وكتابة التقارير مما يؤدي إلى تأخر العمل ، قد ينسي أيضاً تفقد الرسائل و البريد الإلكتروني مما قد يؤدي إلى ضياع عدد كبير من الصفقات وخسارة أكبر عدد من العملاء .

إفشاء أسرار العمل

• من أسوأ ما يمكن أن يفعله أي شخص من كيان أو أفراد الشركة هي إفشاء أسرار العمل و معلومات العملاء ، فقد يؤدي ذلك إلى أضرار جسيمة تلحق بالشركة .
• بعض العاملين بالسكرتارية يقومون ببيع الشركة عن طريق تسريب معلومات عنها للمنافسين مقالب الحصول على مبالغ مالية ولذلك فهي من سلبيات السكرتارية  الأكثر خطورة .
• السكرتارية من أكثر المهن الحساسة في الشركة لأنه يكون مطلع على كافة المعلومات المتعلقة بالشركة ، فيؤدي إخراجه المعلومات عن الشركة الى الحاق اضرار كبيرة بالشركة ، وخسارة عدد كبير من العملاء .

قلة ثقة السكرتارية في نفسه

• قلة السكرتارية في نفسها يؤدي إلى عدم تركيزها في أداء العمل بشكل احترافي و جيد ، ويؤدي ذلك إلى خلق جو  من الطاقة السلبية التي تؤثر علي العمل .
• قلة ثقة السكرتارية تؤدي إلى تأخر اتخاذ القرارات الخاصة بالعمل ، و التردد الدائم الذي يؤدي بدوره إلى ضياع الكثير من الفرص .

 قلة ثقافة السكرتارية في مجال العمل

• يؤدي قلة الخبرة في مجال العمل الى تأخير العمل بشكل كبير ، وفقد عدد كبير من الصفقات و العملاء و ذلك نظراً عدم معرفته كيفية التعامل في المشروعات لذلك فهي تعد من سلبيات السكرتارية .
• يحتاج السكرتير الغير مثقف في مجال عمله إلى وقت طويل لتعلم أصول العمل ، ومعرفة كيفية العمل بشكل صحيح .
• يحتاج الي وقت للتعلم في كيفية التعامل مع العملاء ، و كسب الزبائن ،و اختيار المشاريع الرابحة بسهولة .
• من يملك الثقافة في مجال عمله يمكنه ذلك من مساعدة المدير في اتخاذ القرارات الخاصة بالشركة .