مهارات تنظيم الفعاليات

دورة ادارة الفعاليات والمناسبات

تعتبر مهارات تنظيم الفعاليات  من المهارات الهامة جدًا بسبب حرص العديد من المنشآت على إقامة فعاليات كثيرة مثل المهرجانات، والمؤتمرات، والندوات وذلك من أجل التجهيز لها ببساطة وسهولة من خلال عمل دراسة وتخطيط مبكر مما يتطلب وجود مهارات وتقنيات يجب أن يدركها المسئولين عن تنظيم هذه الفعاليات

مهارات تنظيم الفعاليات  .. ما هي أهمية دراسة علم تنظيم الفعاليات

إن علم تنظيم الفعاليات من العلوم المهمة لأن دراسته تؤهل منظمي هذه الفعاليات الوصول بسهولة إلى الفئات المطلوب الوصول إليها من خلال هذه الفعاليات حتي يتم تحقيق الهدف المرجو منها.

من العناصر المهمة لنجاح المؤتمرات والمعارض سواء كانت محلية أو دولية هو عنصر دراسة تنظيم وعمل الفعاليات، بالإضافة إلى أن المتدربين في الدورات المتخصصة في تعليم كيفية تنظيم الفعاليات يساعد على تبادل الأفكار ومشاركتها وتنمية قدراتهم العقلية والذهنية وتقريب وجهات النظر بين أطراف المجتمع المنوط بهم حضور هذه الفعاليات، بالإضافة إلى تحديد النقاط الهامة التي يستوجب وجودها لنجاح هذه الفعاليات؛ مثل المؤتمرات، الحفلات، المعارض.

ما هي أهم إجراءات تنظيم الفعاليات

قدرة المسئول على التعامل مع مهارات تنظيم الفعاليات  عليه أن يتخذ  بعض الإجراءات من خلال ما تعلمه أثناء دراسته لعلم تنظيم الفعاليات بأنواعها وأشكالها المختلفة مثل

تحديد هدف الفعالية التي يتم التحضير لانعقادها وفى أكثر الأحوال يتم تحديد ذلك خلال الإعلان في السوشيال ميديا أو وسائل الإعلام المختلفة المرئية مثل المحطات التليفزيونية، المسموعة مثل محطات الإذاعة، المقروءة مثل مواقع الأخبار الإلكترونية ( البوابات الإلكترونية)، الصحف والمجلات الورقية.

من المهم تحديد الفئة المستهدفة من هذه الفعاليات سواء كانوا؛ أشخاص، ممثلين لمنشآت ومؤسسات، ممثلين أو فنانين إذا كانت الفعاليات مهرجانات أو ندوات فنية، ثم إعلامهم بموعد انطلاق الفعالية المنوط بهم حضورها سواء بالموبايل عن طريق إرسال الرسائل، أو عن طريق البريد الإلكتروني هوتميل أو جيميل، أو بإرسال رسالة على إحدى وسائل التواصل الاجتماعي مثل الفيسبوك وتويتر وانستجرام.

يجب وضع برنامجًا متكاملا يتم من خلاله توضيح كافة الموضوعات التي ستطرح للنقاش في هذه الفعاليات والمجال الخاص بها، كما يجب تحديد موعد وتوقيت إقامة الفعالية وإعلان ذلك على الجمهور الذي يهتم بهذه النوعية من الفعاليات عن طريق الموقع الإلكتروني الخاص بالفعالية مثل مهرجان السنيما – على سبيل المثال.

أن يتم تنظيم حفل الافتتاح وكذلك حفل الختام للفعالية من خلال حجز المكان والإشراف على الأعمال التي سيقوم بها العدد الهائل من العاملين الذين يتم الاستعانة بهم مثل مصممين الديكور والفنيين لتجهيز القاعة التي سيقام فيها الفعالية.

ما هي أسباب المشاركة في تدريب تنظيم الفعاليات

هناك العديد من الأسباب التي تجعل مسألة المشاركة في تدريب تنظيم الفعاليات والإلمام بمهارات تنظيم الفعاليات  منها

المعرفة التامة بالأعمال التي يجب أدائها أثناء التحضير للفعالية وذلك من خلال التدريب الذي يحصل عليه المسئول مما يؤهله لمعرفة كافة المعلومات المطلوبة لتنظيم هذه الفعالية.

إدراك ومعرفة إمكانيات ومهارات المتدرب حتي يستطيع معرفة ما إذا كانت هذه المهارات والإمكانات تناسب الأعمال المطلوبة أثناء تنظيم الفعاليات أم لا.

تطور المنظمين لأنفسهم مما يجعلهم قادرون على إنشاء شركات خاصة بهم تتخصص في هذا النوع من الخدمات الذي يحقق أرباحًا طائلة.

تحديد الأهداف المرجوة من الفعاليات خاصة إذا كان صاحب الفكرة هو نفسه الذي سيقوم على تنظيم هذه الفعالية، وكذلك تطور المتدربين والحصول على أفضل وأحدث التقنيات والمعايير العالمية التي تؤهله للتخطيط إلى هذه الفعاليات بجدارة، بالإضافة إلى معرفة وإدراك أنماط إدارة الأعمال والتخطيط المسبق لأي عمل إداري مما يؤهله للدخول إلى سوق العمل ويصبح عاملا أساسيًا من عوامل نجاح مشروعه مهما كان مجال هذا المشروع.

ما هي أهم المهارات التي يجب أن يتعلمها المتدرب لإقامة الفعاليات

الثقة في النفس ومواجهة الصعاب

كيفية التركيز على الأهداف المرجوة من الفعاليات وتقديم ما يثبت قيمتها خلال الدعاية المستمرة لها سواءً كانت هذه الفعاليات خيرية، اقتصادية، اجتماعية، سياسية، دينية.

أن يكون منتظمًا في العمل الشاق خلال فترة تنظيمه للفعالية حرصًا منه على تطبيق نقاط وإجراءات الفعاليات بطريقة صحيحة.

خاصة أن الكثير من الدول أصبحت تهتم كثيرًا باستضافة أحداثًا خاصة تراثية أو رياضية أو خيرية أو اقتصادية أو تربوية أو أمنية أو سياحية لتحقيق أهداف معينة في مجال الفعالية أو الحدث الخاص المنعقد.

كما أن المنظمات المنوط بها عقد الكثير من الفعاليات وخاصة الخيرية تحتاج إلى احتراف في مسألة التخطيط للفعالية وإدارتها وذلك بهدف تحقيق هذه المنظمات الهدف المرجو من انعقاد هذه الفعاليات.

من أهم الفعاليات التي تشهد إقبالا كبيرًا من الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة هي المعارض والمؤتمرات مما أدى إلى ضرورة وجود فريق قادر على التخطيط والتنفيذ لهذه الفعاليات بشكل علمي يحقق الهدف التي ترجوه الشركة أو المنظمة من إقامة هذه الفعاليات.

لذلك اتجهت المنظمات والمنشآت إلى دراسة علوم ونظم الإدارة الحديثة الخاصة بالتسويق وإدارة القوى العاملة عن المعارف والخبرات التي تساهم في تنمية قدرات وإمكانيات أفرادها المنوط بهم عقد المعارض والمؤتمرات والاحتفاليات والندوات والاجتماعية حتي يتسنى لهم التخطيط لعقد هذه الفعاليات بدون تكلفة المزيد من الأموال والمجهود، إضافة إلى رفع كفاءتهم في هذا الشأن.

ويعد تنظيم الفعاليات والمؤتمرات من المجالات التي تتطلب مهارات معينة حتي يستطيع القائم على تنظيمها معرفة كيفية مخاطبة الفئات المطلوب استفادتها من هذه الفعالية، بالإضافة إلى ضرورة أن يستطيع القائم على عملية التنظيم أن يقيم علاقات متعددة مميزة بين الحاضرين لهذه الفعالية والمساعدة في اتخاذ القرارات المحددة نحو القضية محل النقاش في هذه الفعالية والوصول إلى لغة مشتركة للتفاهم وإرساء قواعد التواصل بين الخبراء في المجال الواحد.

لذلك يجب على منظم الفعالية أن يحدد جدولا زمنيًا للانتهاء من حجز المكان الذي سيقام فيه المؤتمر أو المعرض وأيضًا الوقت المطلوب لإرسال الدعاوى للحاضرين، والحصول على الموافقات الأمنية والإدارية المطلوبة لانعقاد هذه الفعالية.

ومن أهم العناصر التي تساعد في نجاح الفعالية التي يتم تنظيمها إعداد قائمة بأنواع الأطعمة والمشروبات التي ستقدم خلال الفعالية، بالإضافة إلى الجهات الإعلامية التي ستغطى هذه الفعالية وتجهيز محل إقامة للضيوف إذا لزم الأمر لذلك.

وبعد انتهاء الفعالية يجب أن يقدم المشاركين استبيان رأي يعرضون فيه آرائهم في كل نقطة من نقاط الفعالية بداية من التنظيم وحتى الموضوعات التي طرحت للنقاش خلالها شريطة أن تكون أسئلة الاستبيان لها إجابات محددة مع إمكانية إضافة المشارك لأي مقترح لكيفية التعامل مع السلبيات ؛ إذا كان هناك سلبيات في الفعالية التي انعقدت وانتهت حتي يتحقق المؤتمر أو المعرض الهدف المرجو منه.

أهم الأهداف لأي فعاليات يتم تنظيمها

إقامة هذه الفعاليات تزيد الجماهير بفكرة عن الأبعاد الأساسية لقضايا المجتمع؛ مثل السكان، البيئة، الدراسة .. والعديد من المجالات.

يتم تدريب المجتمع داخل المنظمة وخارجها على الاختلاط بفاعلية في مجال صنع السياسات العامة وإصدار القرارات وإقامة العلاقات مع وسائل الإعلام، بالإضافة إلى تنمية القدرات الذهنية.

إقامة الفعاليات سواء مؤتمرات أو ندوات أو مهرجانات تهدف إلى التوصل إلى لغة حوار مشتركة أو موقف مشترك تجها قضية معينة وتعزيز قنوات التواصل بين المهتمين بهذه القضية، مع تحسين القدرة على نقل الرسائل إلى المجتمع.

إقامة الفعاليات تؤدى إلى قرب وجهات النظر المختلفة والآراء المتنوعة وإتاحة الفرصة للدعم المتبادل.