مفهوم التحرير الإداري

تعرف التحرير الإداري، بأنه عمل إداري تقوم مجموعة محددة من الموظفين يتم تعيينهم لكتابة التقارير اللازمة والتي تقوم الادارة بتحديدها، فهي تعتبر من أهم الوظائف الإدارية التي تعتمد عليها السلطة المسؤولة عن المؤسسة.

خصائص التحرير الإداري

الاعتماد على تسلسل إداري:

  • يجب أن يكون هناك تسلسل الأعمال الإدارية وتبدأ هذه الأعمال من الادارة العليا، ثم بعد ذلك توجه الى القسم الأخير الذي يكتب التقارير اللازمة لكل قسم.

التقيد بالمسؤولية:

  • تعتبر هذه التقارير مسئولية كبيرة على الذين يقومون بكتابتها وذلك لما لها أهمية كبيرة في تطور العمل واستمراريته.

الالتزام بالقواعد المهنية:

  • تعتبر هذه المهنة من المهن المهمة والتي يجب أن تبقى سرية ولا يتم الإفصاح عن أي معلومة تحدث بها، ويجب كتابة التقارير عن بعض المعلومات والتي تكون محددة ليس أكثر من ذلك.

الالتزام بمواصفات المراسلات الإدارية:

  • هناك بعض القواعد التي يجب الالتزام بها عند كتابة التقارير مثل وضوح الخط جيدا، اتاحة كافة المعلومات من المرسل الى المستلم، وضع التقارير في ملف رسمي مع وجود ختم الشركة والشعار البريدي لها.

مميزات التحرير الإداري

الموضوعية:

  • هناك بعض القواعد المهنية التي يجب اتباعها عن صياغة التقارير، كما أنه يجب وضع اسم المرسل الشركة في أعلي التقرير والحرص على كتابة الكلمات الواضحة والابتعاد عن الكلمات التي لا تتناسب مع الموضوع.

البساطة:

  • يجب عند كتابة التقارير الابتعاد عن الكلمات الغير واضحة وكتابة الموضوع بأبسط الكلمات مع التوضيح المناسب

الدقة:

  • يجب اختيار الكلمات الدقيقة والمناسبة علي حسب كل تقرير مع مراعاة توصيل الهدف بشكل مباشر وصريح.

أنواع التحرير الأداري

الرسائل الاداريه:

  • تعرف بأنها الرسائل العامة التي يكتب من خلالها الملاحظات والقرارات التي يجب أن تطبق على الجميع، وتستخدم أيضا في الرسائل الخارجية مع الادارات الاخرى.

البرقيات:

  • في العصور القديمة وقبل تطور التكنولوجيا كانت المراسلات تبعث بغرض التهنئة والمجاملات ولكن عند ظهور الرسائل الإلكترونية فقد اختفت الرسائل الكتابية وأصبحت عن طريق مواقع التواصل الاجتماعية.

عناصر التحرير الاداري

المراسلات:

  • وهي الرسائل والبرقيات التي يتم بعثها من خلال الادارات الي الاشخاص المراد التواصل معهم.

الوثائق:

  • هي التقارير الرسمية التي تكتب من خلال المحضر وتستخدم هذه الوثائق في حال حدوث امر اداري مهم.

النصوص:

  • تستخدم النصوص القانونية بعد صدور القرارات المهمة.

خصائص الإدارة

التوجه نحو تحقيق الاهداف:

  • تقيم الادارة والعاملين عليها عند تحقيق الأهداف وتحقيق النجاح، فيجب تعيين موارد بشرية ذات الكفاءة العالية وذلك لتحقيق أفضل النتائج والتي تهم المستهلك.

الاستمرارية:

  • دائما ما تحاول الادارة ايجاد حلول للمشاكل التي تواجهه، واتخاذ الخطوات اللازمة لكي لا تعود تلك المشاكل مرة أخري، ولكن لا يقتصر دور الإدارة على ذلك فقط بل يجب التركيز على تسويق المنتج ومحاولة استمرارية النجاح.

الانتشار الواسع:

  • تعتبر الإدارة من أهم المراكز التي يعتمد عليها في الوظائف المختلفة فهي لا تقتصر على مجال محدد، ولكن يجب أن تكون في جميع التخصصات السياسية والاقتصادية والتجارية.

التكامل:

  • تتميز الجهات الادارية بأنها تعمل مع جميع الجهات في فرق متكاملة فيجب أن تكون مرتبطة بالعامل البشري والموارد المالية أيضا، وبذلك يتم الدمج بين جميع الجهات.

الفعالية والكفاءة:

  • عند تنفيذ بعض المشاريع بأقل تكلفة وبدون خسائر كبيرة وفي اقل وقت فحينها تعتبر الادارة ذات كفاءة عالية.

الإدارة علم وفن:

  • تعتبر الإدارة مبنيه على الدراسة العلمية والبحث ولذلك فإن القرارات التي يتم اتخاذها تكون مبنية على الحقائق المدروسة، وتعتبر الادارة فن وذلك بمحاولات إيجاد حلول للمشاكل دون الوقوع في أي خطأ مستقبلي.