الشخص الإداري هو من يدير عمل معين ويرأس أشخاص آخرين ولذلك فإنه يقع على عاتقه عدد كبير من المهام الأمور التي تستنزف وقته وراحته ولا تجعل له وقت يقضيه مع نفسه أو مع عائلته ولكن الشخص الذكي هو من يقدر على الموازنة بين أوقات عمله أوقات راحته وهو من يستطيع تنظيم وقته بحيث يؤدي مهامه بسرعة شديدة دون أن يأتي على حساب نفسه أو وقته الخاص وإليكم مجموعه من الطرق لتنظيم الوقت.

ترتيب الأولويات

  • صفات الإداري الناجح أن يدير مهامه ويرتب أولوياته بحيث يعطى الأهمية الأهم فالمهم بعد ذلك فذلك يضمن له أداء أعماله في أسرع وقت والتخلص من الأعمال التي تقع على عاتقه.
  • لأن الترتيب يؤدي إلى الإنجاز بسهولة ومن هنا يجب على كل شخص ليس الإداري فقط أن يعرف الأمور الواجب فعلها أولا ثم بعد ذلك يترك الأمور الأقل أهمية.

توزيع الأعمال على الأشخاص 

  • الإداري يجب عليه بعد أن يقوم بترتيب المهام الواجب عملها خلال العمل أن يقوم بتوزيع تلك المهام بصورة صحيحة على الأشخاص الآخرين المساعدين له في دائرة العمل بحيث يضمن الأداء السريع.
  • وذلك لأن التوزيع يضمن الأداء السريع أما إذا تولى الشخص بمفرده أداء تلك المهام فإنه لن ينجزها في الوقت المحدد هذا ما يضيع عليه الوقت دون أداء أي شيء مفيد.

وضع خطة مميزة للعمل

  • كما يجب وضع خطة مميزة للعمل قد تكون خطة قصيرة المدى في اليوم الواحد أي تكون الخطة مناسبة للكلام الموضوع في اليوم أو خطة طويلة الأمد يتم تنفيذها دائمًا خلال العمل على فترات طويلة.
  • تلك الخدمات تكون شاملة المواعيد والمهام اليومية المطلوبة بحيث يوفر هذا الشخص الوقت اللازم أخذه لنفسه ليعيش حياته به لأنه يجب أن يقوم بأعماله وألا تتداخل تلك الأعمال مع وقته الشخصي، وهذا يتحقق من خلال وضع الخطط الواضحة والمميزة.

تحديد مواعيد خاصة للعمل

  • قبل البدء في إدارة العمل أو المهام من قبل الأشخاص الذين يتولون تلك الأمور فإنهم ينبغي عليهم أن يختارون أوقات معينه تناسب هذا العمل الأمر الذي يضمن لهم عملهم في أوقات معينة مع أخذ أوقات الراحة هم ومن يعملون معهم من الأشخاص الآخرين.
  • ويجب على الشخص الإداري أن يكون واضح في قراراته تجاه المواعيد ولا يترك الأمر الأشخاص العاملين معه أن يتلاعبوا به بل إن يجعلهم يلتزمون بالمواعيد التي وضعها لإتمام المهام.

وضع مواعيد محددة لإنجاز المهام

  • هناك الكثير مما يثبت أن الأشخاص إذا تم وضعهم تحت ضغط في العمل فإنهم قادرين على الإنجاز ولذلك فإن تحديد ساعة معينة أو وقت معين لإنجاز مهام معينة يضمن إتمام العمل قبل تلك المواعيد.
  • ولذلك فإن عدد كبير ممن يديرون الأعمال المختلفة يتعمدون على أن يطبقوا تلك الطريقة في أعمالهم فمثلا يتم تحديد ساعة معينة لتسليم المهام بعدها يتم رفض هذا العمل يضمن لهم أن الأشخاص ينجزون أعمالهم قبل تلك الساعة.

تخصيص وقت الراحة 

  • لكونك تقوم بإدارة عمل معين هذا لا يعنى بالضرورة أن تكون منخرط في هذا العمل في جميع الأوقات ولكن يجب أن تمتلك وقت لنفسك تمارس به حياتك الشخصية مع أهلك وعائلتك ولا تدع لهذا العمل أو إدارة هذا العمل أن يبعدوك عن حياتك.
  • هذا يضمن لك استمرار العمل في إدارة تلك الأعمال والأداء السليم والإنجاز الكبير للمهام بعد أن تحصل على قدر من الراحة الشخصية التي تبعدك قليلا عن جو العمل.