طرق ادارة مكتب محاماة في السعودية

إدارة شركة محاماة قد تشمل المهام الرئيسية التي يتعين القيام من  إدارة الموظفين ، وعبء العمل ، والمكاتب ، والإدارة المالية ، والإعلان القانوني ، والتسويق وغير ذلك. الآن مع منتدى فتكات سنتعرف على طرق لإدارة شركة محاماة بشكل فعال بالمعنى الحقيقي.

أفضل الطرق لإدارة مكتب المحاماة في السعودية

كيفية إدارة الوقت

• أول شيء عليك القيام به لتحقيق أقصى استفادة من وقتك هو الحصول على قائمة مهام ستوجهك خلال الأنشطة التي يجب القيام بها على مدار اليوم.
• يجب أن يكون لديك الوقت الزمني المحدد للرد على رسائل البريد الإلكتروني دون التفكير في تعدد المهام، لأن هذا لا يعتبر أسلوبًا جيدًا. خاصةً عندما يكون لديك الكثير من المهام لإدارتها.
• أيضًا حافظ على أن يكون المكتب مرتبًا قدر الإمكان حتى تتمكن من التفكير بوضوح.
• من الضروري تقييم الوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة خلال اليوم وتخصيص المهام غير المثمرة لشخص آخر حتى تتمكن من إدارة وقتك بشكل أفضل والاستفادة منه بشكل صحيح.

 إدارة العملاء والتواصل معهم

• العميل من الضروري أن يحظى بعناية خاصة وأن يكون لديه توقعات واقعية عنك.
• إعداد سياسات إدارة بيانات العملاء، وتأتي من خلال وضع سياسات، لجعل العملاء يلتزمون بمعايير الأمان الخاصة بك.
• تساعد جدولة المواعيد على توفير الوقت والجهد.
• أما بالنسبة للعملاء الذين لا يدفعون المستحقات المطلوبة، عليك القيام بتعيين وكيل للدفع لك في حالة تجنب العملاء الدفع في الوقت المحدد.
• أيضًا يجب وضع سياسة للدفع المتأخر لجعل العملاء يدفعون في الوقت المحدد.

 تنظيم كل عنصر تحتاج إليه في عملك

• من الضروري تنظيم جميع العناصر التي تحتاجها لعملك.
• حيث يمكن أن يشمل ذلك أي شيء من خزائن الملفات إلى المجلدات التي تخص العملاء والماسحات الضوئية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وما إلى ذلك.
• يُنصح أيضًا بإنشاء صندوق بريد وإتباع التعليمات بعناية بعد تسجيل الملاحظات المطلوبة لتنفيذه في أي نظام.

 الاستفادة من استخدام التكنولوجيا بشكل فعال

• تدمج كل شركة محاماة تقريبًا في الوقت الحاضر استخدام التكنولوجيا بشكل أو بآخر.
• حيث يتضمن ذلك استبدال طرق الفوترة الورقية ببرنامج الفوترة لاستخدام برامج إدارة المستندات والملفات وجدولة المواعيد ، ومشاركة الملفات وما إلى ذلك.
• على سبيل المثال، يتيح لك IOS اليوم إنشاء ملف PDF على جهاز الآيباد وآيفون من صفحة ويب أو بريد إلكتروني وما إلى ذلك .كما يمكن باستخدام خرائط Apple الإبلاغ عن الوصول المتأخر إلى الاجتماع عن طريق كتابة “لقد تأخرت”.
• عند الحديث عن التطبيقات، يعد GoodReader وPDF Expert أحد أفضل التطبيقات لإضافة تعليقات توضيحية إلى ملفات PDF وإدارة الملفات.
• إلى جانب ذلك يتصدر Notability و GoodNotes قائمة أفضل تطبيقات تدوين الملاحظات الرقمية ويمكن استخدمها بكل سهولة .

إنشاء سياسة تنظيم وإدارة مكتبك وموظفيك

• تعد سياسة إدارة المكاتب إحدى أكثر الطرق فعالية للمساعدة في تنظيم وإدارة مكتبك وموظفيك وعمليات عملك.
• ضع السياسات التي تحدد الطريقة التي ترغب في إدارة عملك بها، والأخلاقيات التي ترغب في العمل بها في مكتبك جنبًا إلى جنب مع الجهود والنتائج التي تتوقعها من التسويق والفوترة ووسائل التواصل الاجتماعي والفرق الأخرى.
• بالإضافة إلى ذلك ، ضع سياسة لمخاطبة عملائك واتخاذ الإجراءات المناسبة في حالة انتهاك شخص ما لسياسة ما ، كما يوضح مقدم الخدمة لإدارة مكتب المحاماة.

الحفاظ على البحث القانوني البسيط

• هناك حاجة إلى البحث القانوني لوضع الأساس لتحضير قوى للاستئناف ضد الطرف الخصم في المحكمة.
• ومع ذلك، يجب أن لا يؤثر البحث على معظم الوقت الذي تحتاج إليه للتعامل مع القضايا المهمة.
• يمكنك اختيار خدمات الدعم القانوني، قم بعمل البحث نيابة عنك وأرشدك ببساطة للبحث عن نوع الأدلة والأمثلة التي تحتاجها للتحضير للقضية.

إدارة الأمان

• خيارات التخزين السحابي في جميع الاحتمالات هي الأفضل بمجرد أن تتضمن إدارة الأمان.
• ومع ذلك  من الضروري أن تتأكد فقط من أن النظام الأساسي السحابي الذي تحدده آمن لجميع الظروف التي تم إخبارها والتي لا يمكن الوصول إلى المعرفة التي تشاركها دون موافقتك.
• بخلاف ذلك ، يُنصح بالتحقق من خيارات التعافي من الكوارث للنظام الأساسي السحابي ، جنبًا إلى جنب مع تدابير الأمان المادي مثل الوصول إلى البطاقة الرئيسية.

 تنظيم اجتماعات منتظمة لفريق العمل

• من المهم عقد اجتماعات منتظمة للموظفين من أجل تحسين إنتاجية العمل بين الموظفين، من خلال معالجة المخاوف التي قد تكون لديهم معالجة غير فعالة لعمليات العمل المختلفة.
• يعتمد توالي الاجتماعات على حجم فريق العمل لديك ، ومدى تعقيد العمل ومقدار الصعوبات التي يواجها الموظفون بانتظام.
• إذا كنت تريد أن يعمل فريقك بشكل جيد ، فأنت بحاجة إلى معالجة مخاوفهم في أقرب وقت ممكن، وعقد اجتماعات منتظمة هو الحل الوحيد لذلك.

 تجنب الأنشطة غير الإنتاجية التي تبطئ من نمو شركة المحاماة

• هناك العديد من الأنشطة غير الإنتاجية التي تؤدي إلى إبطاء نمو شركة المحاماة، ويجب على المحامين تجنبها في المقام الأول.
• يتضمن ذلك عدم الاستجابة لطلبات العملاء في الوقت المحدد وقول “نعم” للعملاء قبل تقدير مقدار الوقت الذي سيستثمرونه في محفظتهم، والتعامل مع أهم المهام في نهاية اليوم ، وعدم التخطيط مسبقًا ، والاستجابة بدون تقييم وما إلى ذلك.

اختر الفواتير العادية للعملاء

• طريقة إرسال الفواتير للعملاء من وقت لآخر تسبب لهم قدرًا كبيرًا من الارتباك. لذلك من الضروري إنشاء فواتير منتظمة وإبلاغ العملاء بذلك مسبقا.
• من أفضل الطرق لتطبيق ذلك في نظامك أن تشرح للعملاء بالتفصيل سبب حصولهم على فواتير منتظمة وعواقب عدم الدفع في الوقت المحدد.
• بمساعدة التكنولوجيا، يمكن تنفيذ هذه المهمة تلقائيًا بسهولة ، ومن أجل صياغة مثل هذه السياسة إلى حد الكمال ، يُنصح بالاستعانة بمقدمي خدمات إدارة العقود الكبار.

المبادئ التي نقدمها للتعامل مع عملائنا

• أن يكون شعارنا النزاهة والشفافية تجاه العملاء والكفاءة والتميز والإبداع في ما نقدمه من خدمات واستثمارات قانونية واستشارات للأفراد والشركات الأجنبية والمحلية.
• تحمل المسؤولية عن جميع الخدمات والاستشارات القانونية والاستثمارات التي نقدمها لعملائنا.
• الولاء وبناء علاقات قوية وطويلة الأمد مع عملاء الشركة ومستثمرينا المحليين أو الأجانب .
• النزاهة في إدارة مكتب المحاماة والثقة في جميع خدماتنا القانونية والاستثمارية ، في الأمور التجارية والشركات.
• يجب أن يتسم التعامل مع العملاء بالشفافية في جميع الظروف.
• يهدف التميز إلى تقديم خدمة قانونية محترمة لعملائك لأنها ملتزمة بالتطوير المستمر لخدماتها وفريق عملها.
• الكفاءة واختيار فريق عمل متمرس بالإضافة إلى التدريب المناسب هو مصدر قوتنا الرئيسي وعامل نجاحنا الرئيسي.
• يجب أن يحصل عملائنا على أفضل خدمة استثمارية قانونية ومحترمة.
• يجب أن يكون لدينا سياسة التعاون مع مستشارون ومحامون دوليين لتلبية كافة احتياجات عملائنا المختلفة.