طريقة تنظيم الحفلات

الحفلات باختلاف أنواعها يتم تنظيمها بالاعتماد على فريق التنظيم المعين الذي يقوم بتنظيمها بشكل مميز، فلعلك لاحظت أن هناك حفلات تقام وتفشل وحفلات أخرى شبيهة لها ولكنها تنجح وهذا الأمر يعود بشكل كبير الى التنظيم الجيد للحفلة من التنظيم السيء ومن هنا يمكن القول بأن التنظيم هو أول خطوة في طريقكم نحو نجاح الحفلة التي تقومون بأعدادها، وهناك مجموعة من الخطوات يجب اتباعها لتنظيم الحفلات.

اختيار فريق تنظيم جيد

أولى خطوات النجاح في الحفلات هو الاعتماد على فريق التنظيم يكون له سابقة خبرة في تنظيم الحفلات وعلى حسب نوع الحفلة التي تقوم بالتجهيز لها عليك باختيار فريق التنظيم الخاص بها فهناك أشخاص متخصصون لإحياء الحفلات وفريق التنظيم المميز له مجموعة من المهام في إطار أحياء الحفلة والتي منها ما يلي:

  • يقومون بوضع خطة مميزة للحفلة وتحديدها بشكل دقيق من أجل أن تقام الحفلة بشيء من الدقة والتنظيم المتميز.
  • يختارون أنسب أوقات الحفلة وذلك بعد دراسة الموضوع وهذا يتصل بصورة كبيرة بنوع الحفلة.
  • يهتمون بجميع خطوات تنظيم الحفلة من البداية إلى النهاية.

تحديد هدف الحفلة ونوعها

  • أنواع الحفلات كثيرة، فهناك حفلات موسيقية وحفلات زفاف وحفلات أعياد الميلاد وحفلات وطنية قومية وحفلات زواج، ولكل حفلة من الحفلات السابقة هدف معين، ومن هنا فإن فريق التنظيم قبل أن يقوموا بالتحضير لحفلة فهم يدرسون أولا ابعاد الموضوع ويحدد هدف الحفلة لأن تحديد هدف الحفلة من البداية سيساهم في نجاح باقي الخطوات الأخرى، فمثلا بالنظر للحفلة الموسيقية فهي الهدف منها حضور أعداد كبيرة من الجمهور المشجع للمطرب صاحب الحفلة، وحفلة الزفاف هدفها الاحتفال بيوم مميز مثل يوم الزواج، فلكل حفلة هدف يجب تحديده.

تحديد جمهور الحفلة

  • فريق التنظيم المميز هو من يستطيع تحديد جمهور الحفلة بدقة لأن جميع الحفلات مختلفة ولكل حفلة جمهور فمثلا بالنظر إلى الحفلات المدرسية فإن جمهور الحفلة هم الطلاب وأبنائهم والمدرسين وحفلة الزفاف جمهورها يكون الأهل والأحباب والأصدقاء والعروسين، فلكل حفلة جمهور، ومن ضمن جمهور الحفل مجموعة الأشخاص الذي يتم دعوتهم من أجل إحياء الحفلة وهذا الأمر منتشر في الحفلات القومية الخاصة بالدولة أو حفلات رسمية للاحتفال بمناسبة سنوية فهناك أشخاص يأتون ويتم دعوتهم من أجل إحياء الحفلة.

تحديد موعد الحفلة

  • كل حفلة لها موعد معين ويكون موعد الحفلة هو الموعد المناسب لهذا النوع من الحفلات فمثلا حفلات الزواج والحفلات الموسيقية تقام ليلا أما الحفلات المدرسية تقام صباحا ولكن بشكل عام وبالنظر إلى اليوم الذي يتم تحديده من أجل الحفلة فهو يتم تحديده أيضا على نوع الحفلة وذلك يحتاج إلى تفكير دقيق من قبل المنظمين لتلك الحفلة وهذا ليستطيعوا أن يحددوا ميعاد يكون بعيد عن مواعيد الإجازات الرسمية والأعياد او اى مناسبة قد تؤدى إلى تعطيل الحفل، ويتم وضع الميعاد المخصص للحفلة قبل إقامتها بفترة طويلة لضمان تجهيز الحفلة بطريقة سليمة.

تحديد أجزاء وفقرات الحفل

  • فقرات الحفل هي الأساس في أي حفلة وكما نعلم تكون الفقرات على حسب نوع الحفلة فهي غير متشابهة ولو بدرجة بسيطة فنجد فقرات الحفلات القومية ليس لها علاقة بفقرات الحفلات الموسيقية أو في أن حفلات المدارس، فلكل حفلة فقرات، وعندما تكون فقرات الحفلة مميزة وجاذبة للانتباه وتحمل في ذاتها شيء من الشغف بالنسبة الجمهور الحاضر فإن ذلك سيشوقهم ويبعد عنهم الملل حتى نهاية الحفلة وبهذه الطريقة نضمن لكم نجاح الحفلة التي يجهزون لها.