تنظيم المعارض والمؤتمرات

تعد المؤتمرات من الوسائل التي نلجأ إليها عندما نريد مخاطبه عدد كبير من الجماهير وقد يكون ذلك في نطاق عمل أو كنطاق توصيل المعلومة والتدريس وتقوم دول كثيرة بعملها بهدف انها وسيلة سهله وسريعة في التواصل كما يمكن ان يحضرها أفراد كثيرة منهم من هم داخل الدولة ومن خارجها أما المعارض ممكن تكون في الفن أو مجال العلمي أو مجال الصناعي فيعرض في هذا المكان العديد من السلع أو التجارب العلمية كما ظهر في الأونه الأخيرة قيام بعض الشركات الصغيرة بعمل معارض منظمه كانت قادرة علي إعطاء شهرة كبيرة لهذه الشركة وكما هنالك معارض تكون ضعيفة قادرة علي هدم شركه بأكملها لذلك فالخطوة الأولي في التنظيم هي :

تحديد الهدف من المعرض

• من النقاط الهامة لأنه يتحدد عليه شكل وتقسيم المعرض أو المؤتمر والإضاءة والتصميم وذلك يتم معرفته من العميل سواء كان الهدف هو الترويج عن منتجات وزيادة المبيعات والشهرة أو معرفه موردين جدد.
• وكذلك معرفه من المنافسين في هذا المجال لذلك يجب ان يكون لكل شركه أهدافها الواضحة من أقامه ذلك المعرض وذلك لمعرفه تحديد من هي الفئة المستهدفة.
• كما نقوم بجمع كل المعلومات التي يتم مناقشتها خلال المعرض ويتم من خلال تحديد الهدف تحديد اسم للمعرض يدل عليه ويجذب الجماهير له .

 تحديد المكان والوقت والتاريخ المناسب

• بالنسبة للمكان يفضل ان لا يكون بعيداً عن وسائل المواصلات والوصول إليه متيسرًا كما يستحب انه يكون في مكان معروف وذو شهرة بأرقامه المؤتمرات والمعارض فيه.
• ويجب ان يكون ملائم للحاضرين من راحة ورُقي كما يتوفر به مكان للصلاة وأماكن للأكل أو توفير وجبات ومكان لوقوف السيارات وبعد معرفه اختيار المكان يجب معرفه قوانين المكان والتصاريح المطلوبة لإقامه المعرض وبالنسبة للوقت يجب تنظيمه وعمل جدول زمني للمؤتمر يحتوي على مده العرض والاستراحة واضح للجماهير.
• ويجب اختيار وقت يلائم الفئة المستهدفة ومن الممكن اختيار أوقات العطلات الرسمية حتى يكونوا متفرغين من العمل والدراسة وكما يفضل ان يكون في أيام غير ممطرة وغير شديدة الحرارة ان تكون طقسها ملائم للنزول الجمهور .

تحديد الميزانية الخاصة لإنشائه

• تحديد تكلفه إيجار المكان والوجبات والديكور المناسب للمعرض وتكلفه التصاريح وتكلفه حمله الدعاية والأشخاص القائمة بالتسويق وفريق العمل والمتحدثين .
• نقوم بعمل حملات الدعاية والإعلان عن تاريخ المعرض بطريقه تجذب الممولين والاتفاق مع القنوات الإعلامية مع صفحه على وسائل التواصل الاجتماعي يتم من خلالها نشر كل التفاصيل وتحدثيها بالمعلومات المطلوبة والموضوعات التي سوف تناقش في المؤتمر.
• كما يتم عمل ملصقات وتوزيعها على الفئة المستهدفة قبل موعد المؤتمر لضمان وصول معلومات لهم من وقت وموضوع ومكان المؤتمر .

خطوات سير المؤتمر

• يجب وصول الشركة المنظمة للمؤتمر بعدد ساعات ليس بقليل قبل حضور الجمهور للتأكد من ديكور المكان المتفق عليه وسير العمليات بشكل طبيعي والتأكد من جميع الأشياء المذكورة سابقاً وذلك قبل المؤتمر بشكل كافي وذلك بسبب يقاموا بأي تعديل يريدونه قبل وصول الجمهور.
• وبجانب التأكد من حضور كافه المتحدثين وفي حاله اعتذارهم يتم قبل المؤتمر بمده كافيه لكي يتم التصرف في الموقف التأكد من خلو الأماكن للسيارات ونظافة المكان وتحضير الوجبات والتأكد من الزى الموحد لفريق العمل.
• وانهم علي قدر عالي من الرُقي والاحترام واللباقة وجذب الانتباه للعملاء وكسب رضا الجمهور كما يتم التأكد من آمن وحمايه المكان وانه لا توجد أي مخاطر تؤدي الي أثارة الشغب وان المكان مأمن بالكامل .
• العمل على الالتزام بالجدول الزمني المحدد ومواعيد البداء والنهاية ومواعيد الاستراحة ومواعيد كل متحدث والموضوع المتحدث في مع عمل أنشطه ترفيهيه في منتصف وأسئلة وتوزيع الهدايا مما يضيف نوعاً من المرح.
• التأكد من وصول القنوات الإعلامية المتفق معها على بث المؤتمر ووصول الفريق التسويق والمصور للمؤتمر والتأكد من سلامه أجهزتهم، وفي نهاية المؤتمر يتم عمل استطلاع للراء معرفه السلبيات والإيجابيات والاحتفال بالمؤتمر.