اسس خدمة العملاء

موظفين خدمة العملاء يتميزون بمجموعة من الصفات التي تؤهلهم لأن يتعاملوا مع عملاء الشركة ويؤثرون فيهم حتى يجذبهم إلى التعامل مع الشركة وشراء ما تعرضه من منتجات ولذلك فإن هناك مجموعة من الأساسيات المهمة إلي لابد من توافرها في جميع موظفين خدمة العملاء في الشركات التي تسعى إلى التميز والنجاح بعض من هذه الأساسيات قد تكون أساسيات في التعامل بين الموظفين وبين العملاء والبعض الآخر منها قد تكون مجموعة الخدمات الأساسية التي تقدمها الشركة متمثلة في موظفين خدمة العملاء لعملائها.

التدريب السليم لموظفي خدمة العملاء

  • موظفين خدمة العملاء يمتلكون مجموعة من الصفات المميزة عن اى موظفين أخرين داخل الشركة يرجع ذلك إلى طول مدة التدريب التي تعرضوا لها في تلك الوظيفة أو ناتجة عن عملهم في تلك الوظيفة لفترة طويلة وهم بتلك الأعمال ولهذا التدريب يصبحون قادرين على التعامل مع العملاء بصورة سليمة يهدفون بها إلى راحة العميل وتوفير كافة الخدمات التي يحتاج إليها، ونجد أن الشركات الكبيرة تقبل فقط موظفين خدمة العملاء ممن كانوا يعملون في هذه الوظيفة لمدة لا تقل عن أربعة شهور وكذلك يختارون من لديهم مؤهلات عالية تؤهلهم للعمل في تلك الوظيفة.

مهارات التعامل بين الموظفين والعملاء

  • مجموعه من المهارات لابد أن يمتلكها الموظفين بشكل عام أو موظفين خدمة العملاء بشكل خاص وذلك لأنهم يتعاملون مع عملاء الشركة، ومن تلك المهارات مهارة التواصل الجيد فعلى الموظف الذكي في خدمة العملاء عندما يقابل  العملاء أن يحاول استقراء أفكارهم بصورة سليمه ومعرفة كيفية التواصل معهم بالطريقة التي تناسبهم وتعد الابتسامه أساس التواصل ومن أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها الموظف في خدمة العملاء هي قدرته على تكوين علاقة قوية وواضحة مع العملاء وذلك من خلال توفير لهم وسيلة للتواصل معه بسهولة حين يحتاجون للمساعدة.

وضع راحة العميل في مقدمة الخدمة

  • راحة العميل هي من يبحث عنه الجميع عندما يتعاملون مع شركة غرضها البيع او شركة تقدم خدمات، فهم إلى جانب سعيهم إلى الحصول على خدمات أو شراء منتجات يسعون الى الراحة في التعامل، ولذلك فإن الموظفين الناجحين في فريق خدمة العملاء في الشركات المختلفة يضعون راحة العميل أمام أعينهم دائمًا ويريدون تقديم كل ماهو مناسب للعملاء وحل مشكلاتهم والنظر فيها وإعطائهم الآراء التي تهدف إلى توصيل أفضل خدمة إليهم.

سرعة الاستجابة والرد على العملاء

  • على موظفي خدمة العملاء التميز بالسرعة والاستجابة على تساؤلات العملاء، ولا يتركون العمل لمدة طويلة دون الرد عليه لأن ذلك يجعله لا ينتظر الرد ويبحث عن مصدر آخر للمنتج أو الخدمة المقدمة من هذه الشركة، ولذلك فإن الرد السريع أساس من أساسيات العمل لدى فريق موظفي خدمة العملاء في الشركة، فالعميل عندما يرسل رسالة أو يحاول التواصل مع الشركة فإنه ينتظر الرد السريع لان ذلك يعبر عن سرعة الشركة في أداء المهام وعن نشاط الشركة في تأدية الخدمات بصورة سريعة.

تجميع بيانات العملاء وتحليلها وتحديد المواعيد

  • في الشركات التي تقدم خدمات أو منتجات تحتاج الى موظفين عن تواصلهم مع العملاء يستطيعون أخذ بياناتهم ووضعها في نظام من أجل توفير كل المعلومات عنهم خاصة إذا كانت تلك المنتجات سيتم توصيلها إليهم في منازلهم فإن اخذ جميع بياناتهم ووضعها بشكل مناسب يساعد على وصول المنتجات والخدمات بصورة صحيحة، كما أن موظفي خدمة العملاء يقومون بتوفير مواعيد خاصه العملاء لكي يقابلون بها أحد من موظفين الشركة، وتلك المواعيد يجب ألا تتداخل مع بعضها وهنا يجب أن تتوافر اليقظة والانتباه من الموظفين.