انضم إلينا
تسجيل عضوية جديدة

أدوات لا غنى عنها في مكتبك

Rehab Khaled3 سنوات

العديد من الأشخاص يقضون الكثير من الوقت في العمل يجلسون على مكاتبهم وذلك لإنجاز أعمالهم وما يخططون له من مشاريع ومؤتمرات، ولذلك يجب أن يكون لديهم الكثير من الأدوات المكتبية التي تسهل عليهم أداء مهامهم اليومية وذلك حتى يزداد شعورهم بالفاعلية والراحة، ومن هذه الأدوات ما يلي.

زجاجة من المياه المعدنية

  • حيث متطلبات الإنسان من الماء يوميًا يتراوح ما بين لتر إلى لتر ونصف ماء يوميًا حتى يتمتع بصحة جيدة والحفاظ على رطوبة جسم الإنسان ومستوى السوائل بداخله فدائما شرب الماء ينساه العديد من الأشخاص خاصة في فصل الشتاء.
  • بالإضافة إلى انشغالهم بالعمل لا يأخذون كفايتهم من شرب الماء ولذلك وضع زجاجة من الماء على مكتبك يشعرك بالانتعاش ويذكرك بتناول الماء باستمرار.

السماعات

  • تعتبر من أهم الأشياء التي تساعد على التركيز في العمل حيث أنه تعزله عن الضوضاء المحيطة بك فتستطيع التركيز في العمل كما أنها تستخدم أيضًا في أوقات الراحة حيث يستطيع الشخص الاستماع إلى مقاطع الفيديو دون أن يزعجه أحد.

الوجبات الخفيفة

  • من أهم الوجبات الخفيفة التي تساعد على التركيز وتجديد النشاط والحيوية لديك أثناء العمل هي المكسرات خاصة اللوز والفاكهة واللبن وتعتبر هذه الوجبات صحية.
  • بالإضافة لاحتوائها على العديد من العناصر الغذائية التي تمد الجسم بالطاقة وبالتالي يتحسن أداء الموظفين بالعمل.

الشحن أو بطاريات الهاتف

  • من الضروري جدًا احتواء مكتبك على شاحن وبطارية الهاتف وذلك لاعتماد الكثير من الأشخاص في عملهم على استخدام التليفون في التواصل مع العملاء وإنجاز مهام عملهم.
  • كما أنه من الضروري أن يكون لديك بطارية احتياطية للهاتف الخاص بك في مكتبك لتجنب حدوث أي مشاكل في العمل نتيجة فراغ بطارية الهاتف.

لوازم الإسعافات الأولية

  • وتعتبر من الأشياء المهمة جدًا والتي يجب توافرها في مكتبك وتشمل لصقات للجروح مسكنات للألم فيتامينات قطرة العين أو قطرة الأنف وما إلى ذلك، كما تختلف نوعية الإسعافات الأولية التي في مكتبك على احتياجاتك الشخصية كما تختلف علي حسب طبيعة عملك.
  • قد يعتقد بعض الأشخاص أنه ليس لديه ما يكفي من الوقت لتنظيم مكتبه أو الاهتمام بأدواته المكتبية، ولكن في حقيقة الأمر أن الوقت الذي تستهلكه في تنظيم مكتبك يجعل مكتبك نظيف ومرتبه مما يوفر عليك الكثير من الوقت في العمل وزيادة إنتاجية العمل وتقليل الوقت الضائع.

نصائح لتحويل مكتبك إلي مكان مهيأ للعمل

  • تخلص من كل شيء ليس له أهمية ولا تحتاج إليهم.
  • ضع كل شيء في مكانه الدائم حتى لا تهدر وقتا في البحث عن الأشياء.
  • ضع الأدوات والمعدات التي تستخدمها بجانبك وفي متناول اليد.
  • ضع ملصقا على كل شيء مثل تسميه الرفوف والصناديق بعبارات بسيطة.
  • قوم بصنع نسخ احتياطية من الأوراق والملفات الهامة لديك بشكل منتظم.
  • اصنع ملفات سميه ملف الاجتماعات وضع فيه كل البنود التي تحتاج إلى مناقشتها أو التقرير التي يجب إنجازها.
  • اصنع ملفات أطلق عليه اسم بانتظار إجابة وذلك لكي تتمكن من معرفة الإجراءات التي يجب عليك أن تتابعها والتي لم تتخذ فيها قرار بعد.
  • نظف مكتبك واجعله منظما بشكل مستمر.
  • نظم سطح المكتب ونظم الإدراج مثل أن تضع الأشياء التي تستخدمها معا في نفس الدرج، استخدم درج منفصل أدواتك الشخصية.
  • اصنع أرشيف الملفات ويكون ذلك عن طريق استخدامك لصناديق تخزين تحتفظ بها بالملفات القديمة أو المحفوظة واجعل صندوقا آخر الملفات الحالية.
  • ملف القراءة خصص ملف للوثائق والملفات المطبوعة التي تحتاج إلى قراءتها في وقت لاحق.
  • بداية جديدة كل يوم، حيث أنه في نهاية اليوم قم بعملية تصفح سريعة للمكتب لتعيد كل شيء مكانه المعتاد حيث تبدأ بداية جديدة ومنظمة في اليوم التالي.
زجاجة من المياه المعدنية حيث متطلبات الإنسان من الماء يوميا يتراوح ما بين لتر إلى لتر ونصف ماء يوميا حتى يتمتع بصحة جيدة والحفاظ على رطوبة جسم الإنسان ومستوى السوائل بداخله فدائما شرب الماء ينساه العديد من الأشخاص خاصة في فصل الشتاء بالإضافة إلى انشغالهم بالعمل لا يأخذون كفايتهم من شرب الماء ولذلك وضع زجاجة من الماء على مكتبك يشعرك بالانتعاش ويذكرك بتناول الماء باستمرارالسماعات تعتبر من أهم الأشياء التي تساعد على التركيز في العمل حيث أنه تعزله عن الضوضاء المحيطة بك فتستطيع التركيز في العمل كما أنها تستخدم أيضا في أوقات الراحة حيث يستطيع الشخص الاستماع إلى مقاطع الفيديو دون أن يزعجه أحدالوجبات الخفيفة من أهم الوجبات الخفيفة التي تساعد على التركيز وتجديد النشاط والحيوية لديك أثناء العمل هي المكسرات خاصة اللوز والفاكهة واللبن وتعتبر هذه الوجبات صحية بالإضافة لاحتوائها على العديد من العناصر الغذائية التي تمد الجسم بالطاقة وبالتالي يتحسن أداء الموظفين بالعملالشحن أو بطاريات الهاتف من الضروري جدا احتواء مكتبك على شاحن وبطارية الهاتف وذلك لاعتماد الكثير من الأشخاص في عملهم على استخدام التليفون في التواصل مع العملاء وإنجاز مهام عملهم كما أنه من الضروري أن يكون لديك بطارية احتياطية للهاتف الخاص بك في مكتبك لتجنب حدوث أي مشاكل في العمل نتيجة فراغ بطارية الهاتفلوازم الإسعافات الأولية وتعتبر من الأشياء المهمة جدا والتي يجب توافرها في مكتبك وتشمل لصقات للجروح مسكنات للألم فيتامينات قطرة العين أو قطرة الأنف وما إلى ذلك كما تختلف نوعية الإسعافات الأولية التي في مكتبك على احتياجاتك الشخصية كما تختلف علي حسب طبيعة عملك قد يعتقد بعض الأشخاص أنه ليس لديه ما يكفي من الوقت لتنظيم مكتبه أو الاهتمام بأدواته المكتبية ولكن في حقيقة الأمر أن الوقت الذي تستهلكه في تنظيم مكتبك يجعل مكتبك نظيف ومرتبه مما يوفر عليك الكثير من الوقت في العمل وزيادة إنتاجية العمل وتقليل الوقت الضائعنصائح لتحويل مكتبك إلي مكان مهيأ للعمل تخلص من كل شيء ليس له أهمية ولا تحتاج إليهم ضع كل شيء في مكانه الدائم حتى لا تهدر وقتا في البحث عن الأشياء ضع الأدوات والمعدات التي تستخدمها بجانبك وفي متناول اليد ضع ملصقا على كل شيء مثل تسميه الرفوف والصناديق بعبارات بسيطة قوم بصنع نسخ احتياطية من الأوراق والملفات الهامة لديك بشكل منتظم اصنع ملفات سميه ملف الاجتماعات وضع فيه كل البنود التي تحتاج إلى مناقشتها أو التقرير التي يجب إنجازها اصنع ملفات أطلق عليه اسم بانتظار إجابة وذلك لكي تتمكن من معرفة الإجراءات التي يجب عليك أن تتابعها والتي لم تتخذ فيها قرار بعد نظف مكتبك واجعله منظما بشكل مستمر نظم سطح المكتب ونظم الإدراج مثل أن تضع الأشياء التي تستخدمها معا في نفس الدرج استخدم درج منفصل أدواتك الشخصية اصنع أرشيف الملفات ويكون ذلك عن طريق استخدامك لصناديق تخزين تحتفظ بها بالملفات القديمة أو المحفوظة واجعل صندوقا آخر الملفات الحالية ملف القراءة خصص ملف للوثائق والملفات المطبوعة التي تحتاج إلى قراءتها في وقت لاحق بداية جديدة كل يوم حيث أنه في نهاية اليوم قم بعملية تصفح سريعة للمكتب لتعيد كل شيء مكانه المعتاد حيث تبدأ بداية جديدة ومنظمة في اليوم التالي

التعليق

أقرأ ايضا