وسائل إداراة المشروع

عند بدء إدارة أي مشروع لابد الأخذ في الاعتبار عدة أدوات يتم استخدامها لتسهيل العملية الإدارية، حيث أن القيام بإدارة المشاريع ليس من السهل فهو يمثل عبئ على القائم بتنفيذ المشروع، أدوات إدارة المشاريع تسهل العملية الإدارية وتساهم بشكل كبير على تسهيل العمل وتنظيمه، والوصول إلى النجاح.

أهمية أدوات إدارة المشروع

  • فهي لا تسهل العمل على مدير المشروع فقط وإنما تسهل مسيرة العمل على فريق العمل ككل، فهي تمكن فريق العمل على التواصل والاطلاع على كل ما يخص المشروع بشكل أسرع، ومن مهام أدوات المشروع هو متابعة كل شخص يقوم بمهامه وإنجازه لعمله، والحصول على توقعات تحدث عماً قريب، توفر هذه الأدوات أيضاً جعل العمليات الإدارية للمشروع أكثر فاعلية وكفاءة وتزيد من الإنتاج، أصبحت المشاريع الكبيرة والمتوسطة وأيضاً الصغيرة تستخدم هذه الأدوات لضمان فاعليتها وإنجازها للعمل.

ما هي الأدوات إدارة المشاريع

هناك العديد من أدوات إدارة المشروع التي يمكن الاستعانة بها لإنجاز مهامك بشكل أسرع وأسهل ومن بين هذه الأدوات هي:

Trello

  • تريلو هو تطبيق يمكن تنزيله على الأجهزة الذكية أو على سطح المكتب أو عن طريق الموقع الإلكتروني، أسلوبه يعتمد على طريقة Kanban، وهي الطريقة التي تقوم على عمل بطاقات توزع عليها المهام، وتوزيع البطاقات على أعمدة التي تعد المراحل الخاصة بالمهام.
  • تنظم البطاقات وترتب بطريقة تناسب العمل المشروع من حيث الجدول الزمني أو أولوية الموضوع، فهذه البطاقات وسيلة رائعة لإدارة المشاريع بعيداً عن أرسال رسائل البريد الإلكتروني كرسائل داخلية للفريق الواحد، وتأخذ كثيراً من الوقت لقراءة الرسائل والإجابة عليها، لكن وسيلة التريلو من الوسائل المحببة لإدارة وإنجاز العمل، ومن الجدير بالذكر أن هذه الوسيلة مجانية وعند الاشتراك بالمال يمكنك الحصول على الكثير من المزايا الغير موجودة في الاشتراك المجاني.

Flow

  • هي من الوسائل البسيطة، وخالية من التعقيد يمكن الاعتماد عليها لتسهيل مهام مشروعك مع التواصل مع باقي فريق العمل، هي تساعدك على التخطيط والإشراف والتنفيذ والمناقشة على شكل قوائم تصمم على شكل بطاقات، وأيضاً تتميز بخصائص أخرى، حيث يمكن مصادرة مشروع كامل على هيئة ملف Excel أو PDF او HTML بحيث يصبح هذا الملف عبارة عن نسخة من المشروع بكل أهدافه ومناقشاته والمهام التي تم إنجازها، وتتيح وسيلة Flow أيضاً أضافة أشخاص كأعضاء آخرين مؤقتاً إلى ساحات العمل، وذلك أذا احتاج الأمر إلى إضافة عميل للاطلاع على مسيرة الأعمال داخل المشروع، وبها أيضاً العديد من المزايا الأخرى المجانية، وتوفر الوسيلة خصائص أخري ولكن يجب الاشتراك بسعر أعلى لأنها ليست متوفرة للاستخدام المجاني ويمكن تجربتها فترة مؤقتة قبل الاشتراك.

Asana

  • تم تأسيس أداه اسانا عام 2008، والذي قام بتأسيسها هو دوستن موسكوفيتس، هذه الأداة تستخدم لدى شركات التقنية وأيضاً في مجالات أخري وصناعات، ومن خلال هذه الوسيلة يستطيع فريق العمل الاشتراك مع بعضهم البعض في إنجاز المشروع بطريقة سلسة موفرة للوقت والمجهود وفي مكان واحد، وأحاله كل ما تم فعله للمسئولين، ويتم من خلال هذه الوسيلة تنظيم المواعيد، ومناقشة ومراجعة المهام المختلفة، ولذلك منذ سنة 2011 أصبحت وسيلة تستخدم من قبل المشاريع على نطاق واسع.

Wrike

  • تصميم Wirke عبارة عن مجلدات، صمم منذ 12 سنة، يستخدمه أكثر من 18 ألف مشروع، ويحوي أكثر من 2 مليون مستخدم.
  • تعتمد هذه الوسيلة على طريقة إنشاء المجلدات التي تجمع مهام المشاريع، واطلاع كل فريق العمل على هذه المهام لمناقشتها، وجمع الملفات والروابط.
  • متاح بهذه الوسيلة أكثر من أسلوب عرض، يختار كل مستخدم العرض الذي يفضله، فهناك أسلوب القوائم والجداول وأسلوب على حسب جدول زمني لكل مهمة داخل المشروع.